Zásady ochrany osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov v zmysle čl. 4 bod 7 nariadenia GDPR je spoločnosť Code Way, s.r.o., IČO: 47356740, DIČ: 2023828301, IČ DPH: SK2023828301 (podľa § 7a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, registrácia od 10. 11. 2014), so sídlom Bojničky 428, 920 55 Bojničky, Slovenská republika (ďalej len „my“, „prevádzkovateľ“ alebo „Code Way“). Zápis v obchodnom registri: Okresný súd Trnava, oddiel: Sro, vložka č. 32300/T. Webová stránka ERPNext.sk prezentuje služby súvisiace s open-source systémom ERPNext (implementácia, školenia, hosting v EÚ a súvisiace konzultácie). Prevádzkovateľom údajov, ktoré nám zanecháte na tomto webe alebo pri komunikácii s nami, je Code Way. Kontakt na uplatnenie práv a otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov: • e-mail: info@erpnext.sk • telefón: +421 948 488 316 Poverenú osobu pre ochranu osobných údajov zatiaľ nevymenúvame; ak vznikne zákonná povinnosť alebo ju určíme dobrovoľne, tento dokument doplníme o jej kontakt.

Spoločnosť Code Way poskytuje služby okolo ERPNext – od konzultácií a implementácie cez hosting až po školenia. Pri poskytovaní týchto služieb a pri prevádzke webu ERPNext.sk spracúvame osobné údaje v rozsahu potrebnom na plnenie zmluvy, našich zákonných povinností, oprávneného záujmu alebo, kde to zákon vyžaduje, na základe vášho súhlasu. Tieto zásady vysvetľujú, aké informácie môžeme zhromažďovať, prečo ich spracúvame a ako s nimi nakladáme. Nie sú doslovným prekladom cudzieho dokumentu; štruktúra je inšpirovaná bežnou praxou pri podobných službách, obsah je však prispôsobený výhradne Code Way a ERPNext.sk. Údaje v inštanciách ERPNext našich zákazníkov (napr. zoznamy zákazníkov, zamestnancov, objednávky) sú vo vzťahu k týmto údajom spravidla prevádzkované vami alebo vašou organizáciou ako prevádzkovateľom; Code Way pri hostingu a podpore vystupuje ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR v rozsahu dohodnutom v zmluve.

Väčšinu údajov nám poskytujete priamo vy – vyplnením kontaktného formulára, e-mailom, telefonicky alebo pri dohode na demo či ponuke. Ďalšie údaje vznikajú automaticky pri používaní webu (technické záznamy, cookies po vašom súhlase). Účet a kontaktné údaje Keď nás kontaktujete (formulár, e-mail, telefón, dohodenie demo alebo ponuky), môžete nám poskytnúť najmä meno, názov spoločnosti, e-mailovú adresu, telefónne číslo, obsah správy a ďalšie údaje, ktoré do komunikácie sami vložíte. Pri fakturácii a plnení zmluvy môžeme spracúvať aj fakturačné a identifikačné údaje podľa zákona. Údaje v súvislosti so žiadosťou o zamestnanie Ak nás oslovíte so záujmom o prácu, spracúvame kontaktné údaje a informácie z životopisu či sprievodného listu, ktoré nám dobrovoľne poskytnete. Nepožadujeme údaje špeciálnych kategórií podľa čl. 9 GDPR; ak by ste ich dobrovoľne uviedli bez potreby, odporúčame ich do žiadosti nevpisovať. Údaje pri návšteve webu (prehliadač a server) Naše servery a hosting môžu zaznamenávať zhrnutie technických informácií odoslaných vaším prehliadačom: napr. IP adresu, čas a dátum prístupu, typ prehliadača a zariadenia, prípadne referenčnú stránku. Tieto údaje používame na prevádzku, bezpečnosť, riešenie incidentov a štatistiku na úrovni servera v nevyhnutnom rozsahu. Údaje v systémoch ERPNext (hosting a projekty) Ak pre vás prevádzkujeme alebo konfigurujeme ERPNext, údaje, ktoré vy alebo vaši používatelia zadáte do systému (obchodné partnery, zamestnanci, dokumenty a pod.), spracúvame na plnenie zmluvy a podľa vašich pokynov. Vlastníkom a prevádzkovateľom týchto údajov ste vy, pokiaľ zmluva neurčuje inak; my ich spracúvame ako sprostredkovateľ v súlade s čl. 28 GDPR a našimi bezpečnostnými opatreniami. Platobné karty na webe ERPNext.sk Na tejto marketingovej webovej stránke neevidujeme priame spracovanie platobných kariet; platby za služby riešime dohodnutým spôsobom (napr. faktúra, bankový prevod). Ak v budúcnosti nasadíme platobnú bránu, tento text doplníme o poskytovateľa platieb a rozsah údajov. Špeciálne kategórie údajov Nežiadame osobitné kategórie osobných údajov podľa čl. 9 GDPR. Ak ich dobrovoľne uvediete v správe, vyhodnotíme, či ich môžeme spracovať, alebo vás požiadame o upresnenie či výmaz.

Účet a kontaktné údaje: na zodpovedanie dopytov, prípravu ponúk, plnenie zmlúv, fakturáciu, účtovníctvo a komunikáciu s vami. Na základe oprávneného záujmu alebo, ak to zákon vyžaduje, súhlasu môžeme informovať o službách súvisiacich s ERPNext; z marketingovej komunikácie sa môžete kedykoľvek odhlásiť, ak ju využívame a ponúkame túto možnosť. Údaje pri návšteve webu: na zabezpečenie funkčnosti, diagnostiku chýb, ochranu pred zneužitím a anonymizovanú alebo agregovanú analýzu návštevnosti. Ak povolíte analytické cookies, môžeme používať nástroje ako Google Analytics v rozsahu uvedenom nižšie. Údaje v ERPNext u zákazníkov: výhradne na poskytovanie dohodnutých služieb (hosting, údržba, podpora, migrácie, vývoj na mieru), riešenie incidentov, zálohovanie a splnenie zákonných povinností. Prístup k údajom obmedzujeme na poverené osoby a na nevyhnutný rozsah. Právne základy spracúvania (stručne): plnenie zmluvy a predzmluvné kroky (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) – najmä bezpečnosť, prevádzka IT a primeraná obchodná komunikácia, súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) – napr. analytické cookies, právna povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).

Kontaktné a zmluvné údaje: žiadosti o prístup, opravu alebo výmaz (ak nie sme povinní údaje ponechať) nám môžete poslať na info@erpnext.sk alebo telefonicky na číslo uvedené v bode 1. Pri hromadných žiadostiach môžeme požadovať primeranú identifikáciu. Údaje v hostovanom ERPNext: správu väčšiny údajov v systéme vykonávate vy cez administrátorské účty v súlade s vašou internou politikou. Zálohy a export dát riešime podľa zmluvy. Po ukončení služby postupujeme podľa dohody a zákona (napr. výmaz alebo odovzdanie dát). Vaše práva podľa GDPR: okrem prístupu a opravy máte za podmienok zákona právo na vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov, námietku proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a právo nebyť predmetom automatizovaného individuálneho rozhodovania s významným dopadom v zmysle čl. 22 GDPR, ak by také spracúvanie vzniklo. Ak je spracúvanie založené na súhlase, súhlas môžete kedykoľvek odvolať (čl. 7 ods. 3 GDPR) bez toho, aby bola dotknutá zákonnosť spracúvania pred odvolaním. Sťažnosť: ak sa domnievate, že spracúvanie porušuje GDPR, máte právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR (Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk).

Bereme na vedomosť citlivosť osobných údajov. Uplatňujeme primerané technické a organizačné opatrenia primerané riziku: obmedzenie prístupov, šifrovanie tam, kde to dáva zmysel (napr. prenos cez HTTPS), zálohovanie, aktualizácie a zásady pre prácu so zverenými údajmi. Konkrétne technické detaily hostingu ERPNext a incidentov riešime so zákazníkmi v rámci zmlúv a SLA. Údaje vo výmazových kópiách: po výmaze z aktívnych systémov môžu zostať v zálohách po obmedzenú dobu nevyhnutnú na obnovu a integritu záloh; takéto kópie nepoužívame na iné účely.

Na prevádzku webu, e-mailu, hostingu ERPNext a analytiky sa môžeme spoľahnúť na overených poskytovateľov. S tými, ktorí spracúvajú osobné údaje v našom mene, uzatvárame zmluvy podľa čl. 28 GDPR v rozsahu potrebnom pre danú službu. Medzi typické kategórie patria: • poskytovateľ hostingu a cloudovej infraštruktúry pre web ERPNext.sk a súvisiace systémy (servery, CDN, zálohy v rozsahu zmluvy); • poskytovatelia e-mailových a komunikačných nástrojov na doručovanie správ a prevádzku schránky; • Google Ireland Limited / Google LLC – nástroje Google Analytics a súvisiaci Google Tag (meranie návštevnosti), a to len po vašom súhlase so súbormi cookie pre analytiku v cookie lište; ide o štatistické údaje o používaní webu. Ďalšie informácie: https://policies.google.com/privacy Zoznam konkrétnych subjektov a aktualizácie podľa zmeny dodávateľov si držíme interne; pri podstatnej zmene dodávateľa tieto zásady upravíme.

Kontakty a korešpondencia: uchovávame po dobu vybavenia dopytu alebo trvania zmluvného vzťahu a následne po primeranú dobu z dôvodu prípadných nárokov, obrany právnych nárokov alebo archivácie podľa zákona, ak dlhšia lehota vyplýva z právnych predpisov. Serverové a bezpečnostné logy: typicky do 12 mesiacov, ak zákon alebo oprávnený záujem (napr. dokumentácia incidentu) nevyžaduje dlhšie obmedzené uchovanie. Analytické cookies a údaje z Google Analytics: podľa platnosti cookie a nastavení Google, najdlhšie v súlade s dokumentáciou nástroja; súhlas môžete kedykoľvek zmeniť vymazaním údajov stránky v prehliadači alebo kontaktom. Preferencie cookies uložené v prehliadači: náš web ukladá informáciu o vašom výbere do lokálneho úložiska prehliadača (localStorage) na účely cookie lišty; táto položka zostáva, kým ju nevymažete. Údaje v ERPNext a zálohy: podľa trvania zmluvy o hostingu alebo službách a podľa dohodnutých lehôt po ukončení služby.

Hosting inštancií ERPNext pre slovenských zákazníkov poskytujeme v súlade s našou prezentáciou služieb s dôrazom na EÚ; presné lokality a infraštruktúra sú uvedené v zmluve alebo v technickej špecifikácii. Niektoré nástroje na prevádzku webu alebo analytiku môžu spracúvať údaje aj mimo EHP (napr. USA u dcérskych spoločností Google). V takých prípadoch uplatňujeme mechanizmy podľa kapitoly V GDPR (napr. štandardné zmluvné doložky a/alebo rozhodnutia o primeranosti, kde platia), ako vyžaduje zákon. Ak budete požadovať výhradne spracúvanie v rámci EÚ, posúdime technickú realizovateľnosť v kontexte zvolených nástrojov a dohodneme sa individuálne.

Vaše osobné údaje nepredávame. Údaje sprístupňujeme tretím stranám len v rozsahu potrebnom na plnenie zmluvy, zákona alebo vášho súhlasu – najmä sprostredkovateľom uvedeným vyššie, alebo orgánom verejnej moci pri zákonnej povinnosti. Agregované alebo anonymizované štatistiky môžeme použiť na interné reporty alebo prezentáciu trendov bez možnosti identifikácie konkrétnej osoby.

Cookies sú malé súbory alebo záznamy, ktoré môže prehliadač uložiť podľa nastavení servera alebo skriptov. Bez niektorých technických mechanizmov by moderný web nemohol spoľahlivo fungovať. Na ERPNext.sk používame: • Nevyhnutné technológie: zabezpečenie základnej funkčnosti stránky a zapamätanie vášho rozhodnutia v cookie lište (u nás formou údajov v localStorage prehliadača). • Analytické cookies (Google Analytics): načítajú sa až po vašom výbere „Súhlasím so všetkým“ v lište; slúžia na pochopenie návštevnosti a zlepšovanie webu. Orientačný prehľad (názvy sa môžu líšiť podľa verzie nástroja): Kategória: Relácia a bezpečnosť Účel: základná prevádzka stránky, ochrana pred zneužitím. Príklady: technické cookies alebo záznamy CDN/hostingu podľa poskytovateľa. Kategória: Preferencie Účel: uloženie voľby v cookie lište. Príklad: kľúč erpnext-sk-cookie-preferences (localStorage). Kategória: Analytika (len po súhlase) Účel: štatistika návštevnosti cez Google Analytics. Príklady: _ga, _gid, prípadne súvisiace cookies Google podľa dokumentácie Google Analytics. Správu cookies môžete upraviť v nastaveniach prehliadača. Pomôcky pre jednotlivé prehliadače: Chrome (https://support.google.com/chrome/answer/95647), Edge (https://support.microsoft.com/microsoft-edge), Firefox (https://support.mozilla.org/kb/cookies-information-websites-store-on-your-computer), Safari (https://support.apple.com/guide/safari/manage-cookies-and-website-data-sfri11471/mac), Opera (https://help.opera.com/latest/web-preferences/#cookies). Signál „Do Not Track“ v prehliadači v súčasnosti štandardne nepodporujeme, pretože neexistuje jednotná legislatívna úprava jeho spracúvania.

Tieto zásady môžeme časom upraviť – aby sme zohľadnili zmeny v službách, legislatíve alebo technológii. Účinnosť zmeny je uvedená dátumom „Posledná aktualizácia“ na začiatku tejto stránky. Odporúčame stránku občas skontrolovať.

Otázky k týmto zásadám alebo k spracúvaniu osobných údajov spoločnosťou Code Way smerujte na: Code Way, s.r.o. Bojničky 428 920 55 Bojničky Slovenská republika e-mail: info@erpnext.sk telefón: +421 948 488 316 Pre rýchly kontakt môžete použiť aj formulár na stránke /contact.